Le syndic bénévole doit répondre à des obligations dans la gestion de sa copropriété [1]. Celles-ci concernent l’administratif, la comptabilité et l’entretien. Il est important que tout syndic bénévole connaisse ces obligations pour qu’il puisse assurer une bonne gestion de la copropriété. Elles peuvent paraître nombreuses et complexes mais peuvent être pour la plupart automatisées ou facilitées à l’aide d’une application.
Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?
Avant de voir plus en détail ces obligations, il est important de rappeler brièvement ce qu’est un syndic bénévole: Il s’agit d’une personne qui prend en charge la gestion courante de la copropriété et qui exécute les décisions prises par les copropriétaires lors des assemblées générales. Sa première obligation est de se faire élire par le syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire l’ensemble des copropriétaires de la copropriété. Pour faire simple, le syndicat décide, le syndic exécute. Le syndic peut-être professionnel ou non professionnel (plus communément appelé syndic bénévole) mais le syndic bénévole a presque autant d’obligations qu’un syndic professionnel. Ce dernier, contrairement au syndic bénévole, doit posséder une carte professionnelle, une garantie financière et une assurance professionnelle.
Les obligations de tout syndic concernent l’administratif, le financier, la conservation et l’entretien de la copropriété et sont décrites plus en détail dans les paragraphes suivants.
Les obligations administratives du syndic bénévole
- Préparer et tenir une assemblée générale des copropriétaires au moins une fois par an: Le syndic bénévole doit préparer un ordre du jour qu’il envoie par convocation aux copropriétaires. Le syndic bénévole doit aussi tenir l’assemblée générale en étant le secrétaire et doit ensuite rédiger et envoyer le procès-verbal aux copropriétaires une fois l’assemblée générale terminée.
- Exécuter les décisions prises lors de l’assemblée générale: A noter que dans le cadre d’une gestion par un syndic bénévole, les tâches peuvent très bien être déléguées à d’autres copropriétaires, le syndic bénévole devant juste garantir que ces tâches sont correctement menées à bien.
- Faire respecter le règlement de copropriété: Tout copropriétaire doit respecter le règlement de copropriété. Le syndic bénévole s’assure du respect des règles spécifiques à chaque copropriété décrites dans ce document.
- Souscrire et gérer les contrats de la copropriété: Le syndic est responsable du suivi des contrats pour le syndicat des copropriétaires tel que pour l’eau, l’électricité, …
- Gérer le personnel: Dans le cas où le syndicat des copropriétaires emploie du personnel (par exemple un gardien une personne responsable de l’entretien des parties communes et/ou des espaces verts), le syndic bénévole doit gérer ce personnel.
- Gérer les mutations: Dans le cas d’un achat/vente de lots, le syndic bénévole doit gérer la mutation de ces lots entre l’ancien et le nouveau copropriétaire.
- Mettre à jour la liste des copropriétaires et leurs coordonnées: Le syndic bénévole doit s’assurer qu’il connaît les noms de chaque copropriétaire et qu’il connaît leurs coordonnées afin de pouvoir communiquer avec eux.
- Immatriculer le syndicat des copropriétaires: Le syndic doit procéder à l’immatriculation du syndicat au registre national des copropriétés et mettre à jour ce registre dans les 2 mois qui suivent une assemblée générale.
- Représenter le syndicat des copropriétaires: Le syndic représente le syndicat dans la vie civile et en justice. Il représente donc juridiquement la copropriété dans le cas de litige.
- Mettre à disposition une copie des procès-verbaux des assemblées générales, du carnet d’entretien et du diagnostic technique [2].
- Mettre à jour la fiche synthétique de copropriété chaque année [3].
- Proposer un accès en ligne sécurisé des documents relatifs à la gestion de la copropriété. A noter que ceci n’est pas une obligation pour les syndics bénévoles.
Les obligations financières et comptables du syndic bénévole
- Établir un budget prévisionnel: Le syndic bénévole doit estimer chaque poste de dépense pour l’année à venir afin de pouvoir déterminer le montant des appels de fonds.
- Éditer les appels de fonds: Ces appels de fonds (le plus couramment effectués tous les trimestres) permettent d’étaler le paiement des charges et garantir un approvisionnement du compte bancaire régulier de la copropriété.
- Tenir la comptabilité: A noter que le syndic bénévole d’une copropriété de 5 lots ou moins, ou ayant un budget inférieur à 15000€ n’a pas obligation de gérer les comptes en comptabilité double [4].
- Assurer le recouvrement des charges: Dans le cas où un copropriétaire ne règle pas ses charges, le syndic bénévole peut engager des procédures de recouvrement.
- Payer les dépenses courantes.
- Tenir un compte bancaire séparé: Le syndic bénévole doit tenir un compte bancaire spécifique à la copropriété et ne peut donc pas utiliser un compte bancaire personnel. Il doit aussi tenir un compte bancaire séparé rémunéré (de type Livret A) sur lequel il doit verser les cotisations au fonds travaux, ce compte rémunéré n’étant pas obligatoire pour les copropriétés de moins de 10 lots [5].
Les obligations de conservation et d’entretien du syndic bénévole
- S’assurer de l’entretien courant de la copropriété en gérant si besoin les contrats d’entretien (pour le ménage ou les espaces verts) et de maintenance (pour l’ascenseur).
- Contracter une assurance: Le syndic bénévole doit contracter une assurance responsabilité civile au nom du syndicat des copropriétaires. Nous recommandons fortement de contracter une assurance responsabilité civile pour le syndic bénévole afin de couvrir ses éventuelles erreurs ou négligences.
- Établir et tenir à jour un carnet d’entretien pour la copropriété.
- Procéder à des travaux d’urgence: Dans le cas où la sauvegarde de l’immeuble est menacée, le syndic bénévole peut procéder, de sa propre initiative, à l’exécution de travaux en urgence.
- Réaliser et suivre les travaux: Le syndic bénévole doit suivre les demandes de devis, effectuer une mise en concurrence et réceptionner les travaux.
- Gérer les sinistres: En cas de dégâts des eaux ou tout autre sinistre, il doit s’occuper de ce sinistre afin de le résoudre.
Comme vous pouvez le constater, le syndic bénévole doit répondre à une multitude d’obligations. Cette liste peut décourager des candidats à ce type de responsabilité mais des tâches liées à certaines de ces obligations peuvent être automatisables à l’aide d’une application comme Coprogestio et donc gagner du temps dans son exécution. D’autres tâches demandent juste une bonne compréhension sur la meilleure façon de répondre à ces obligations. Pour cela, je vous suggère de parcourir les autres articles mis à votre disposition sur notre site.